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オフィス移転のやることリスト|テナント目線で使いやすいオフィスの御紹介

オフィスの移転は、企業にとって大きなプロジェクトです。社員数やオフィスの広さにもよりますが、移転にともないまとまった費用が発生しますし、やるべきことはたくさんあるため、事前調査と計画的な進行が要になります。

オフィス移転をスムーズに行い、移転の目的(例えばビジネスの効率化や社員のモチベーション向上、会議スペースの確保等)を早々に達成しましょう。

また、オフィスの移転は、単なる引っ越しとは言えません。移転を機に仕事の作業環境を最適化し、理想的なオフィスを構えるチャンスでもあります。実際、弊社においても理想のオフィスを移転によって実現することができました。

この記事では、オフィス移転を考えている企業様向けに、オフィス移転のためにやるべきことや、理想のオフィスを構えるためのヒントを、弊社の事例を交えて御紹介していきます。

また、物件をお持ちのオーナー様向けに、オフィス移転を考えるテナントさんの目線に立って、スムーズな移転だけでなく、移転後の空室も同時に埋めてしまう施策や、そもそも使い続けてもらう為の対策について、弊社の事例を交えて御紹介したいと思います。

テナントさんに気持ちよく、長く使ってもらうことが入居する側・される側の双方にとって大事なことだと考えています。

具体的に空室対策の御相談をされたい方は、こちらの空室対策技術集もご参考になさってください。

 

オフィス移転でまずやること

まずオフィスに入居されているテナントさんの目線にたって移転する時のことを考えてみたいと思います。

オフィス移転を考えている企業の皆さんにとって、最初にやるべきことはオフィス移転の目的と優先順位をはっきりさせることです。

オフィス移転の目的を明確にすることで、どのような物件を探せば良いか、どのエリアが最適か、必要な予算はどれくらいかなど、移転のための計画が立てやすくなります。

一般的に、テナントのオフィス移転の目的には、次の項目があげられます。

スペースの確保:人員増員に伴い広いオフィスにしたい
作業効率の向上:快適なオフィス環境にしたい
アクセスの改善:通勤の利便性をあげたり、顧客との接点を増やしたりしたい
コスト削減:毎月の賃料を抑えたい

もしも、移転の目的が「快適なオフィス環境にしたい」というもので、「古いオフィスからおしゃれなオフィスに変わりたい」という要望をお持ちなら、移転しなくても低予算でオシャレなオフィスにすることもできます。

移転よりも低コストに、そして予算に合わせたリノベーション方法はたくさんあります。移転しなくても目的を達成できるケースも考えられます。「オフィスの見栄えを良くしたい!」という企業様は気軽に御相談していただければと思います。

オフィス移転でやることリスト

オフィス移転に向けて、やるべきことはたくさんあります。オフィス移転の準備として、やるべきことをチェックリストにして計画的に進めていきましょう。

以下に、オフィス移転のためにやるべきことを具体的に説明していきます。

移転先オフィスの物件探し

移転先の物件を探すときは、まず予算と必要なスペースの大きさ、希望する立地を明確にしておきましょう。

不動産仲介業者に依頼すると、物件を効率的に探しやすくなります。アクセスの良さや周辺環境、ビルの設備も確認しつつ、物件の候補を絞っていきましょう。

移転先オフィスのレイアウト考察

移転先のオフィスが決まったら、レイアウトを決めていきます。

従業員の動線や作業効率に配慮し、デスクや会議スペースをどのように配置するかを計画します。オフィスのレイアウトについて、専門のオフィスデザイナーに相談しても良いかもしれません。

移転先オフィスの家具の発注

オフィスの家具は、見た目だけでなく機能性も考慮して選びましょう。

エルゴノミクス(人間工学に基づいた設計)を取り入れたデスクやチェアを選ぶと、長時間の作業でも疲労を軽減できます。

家具は、受注生産のものもあります。なるべく早めに発注し、移転先のオフィスですぐに使用できるように手続きを済ませておきましょう。

引っ越し業者の選定

信頼できる引っ越し業者を選びましょう。

そのために、複数の業者から見積もりを取り、サービス内容や料金を比較検討していきます。

引っ越し業者選びでは、過去の実績や口コミ、提供されるサービスの詳細を確認すると選定しやすくなります。

引っ越し業者は繁忙期と閑散期で料金が大きく変わることが多いです。多くの場合、期変わりとなる3-4月を中心に、繁忙期となり、昨今の人員不足も相まって料金が非常に高くなります。特に3-4月と9月前後は非常に値段が高いです。

会社経営に影響が出ない時期を選びたい場合は、時期的な料金の変動も確認して、お手頃な値段の時期を予め把握しておくとよいでしょう。

こうした時期的な要素を把握する為に、余裕を持って複数社から情報収集することが非常に大切になります。

引っ越し準備と当日の作業

移転前の準備は、従業員にも協力してもらって進めていくことが多いでしょう。各自のデスクにある個人の備品や書類については、各人に整理・梱包してもらうことが多いです。

不要な書類や什器は事前に処分し、必要な物だけを残しておきます。梱包材は業者から提供されることもありますが、自前で用意することもあります。

引っ越し当日は、担当者を中心に連絡体制をしっかりと整え、一人一人が担当する作業を明確にしておくと、作業がスムーズに進みます。業者に引っ越しを頼んでいたとしても、 引っ越し業者が正しい場所に荷物を運び入れるよう、現場で監督する担当者が必要です。

また、移転先オフィスにおいて予めコンピューター、サーバー、電話線など通信設備の設置を行う必要があります。オフィスの移転が終わり次第、すぐに業務が再開できるようにしましょう。

オフィス移転で期待できる効果

オフィス移転は、契約期間や賃料の値上げ等を理由に、ただの「引っ越し」となる場合もあるかもしれませんが、どんな理由であれ、しっかりと目的をもって計画すれば、オフィスの移転によるポジティブな影響を享受できる可能性があります。

オフィス移転は、皆さんが事業運営をしているなかで感じる日々の困りごとを解決し、理想のオフィスにするチャンスです。

例えば、コロナ禍の時に「一気にオフィス利用人数が減った」やコロナ禍が収束しても「リモートワークが中心な働き方に変わった」等で、オフィスの利用頻度や利用目的は変わるでしょう。

同じように大規模なオフィスは必要ないかもしれませんが、オフィスが必要ないというわけではなく、社員との共通認識作りやクライアントとの会議等で必要な場面も少なくないでしょう。

大切なのは、各社にとって事業環境や今後の事業目標に合わせて、これまで抱いていた「こんなオフィスで働きたい」という理想のオフィスを実現するチャンスとして捉えることだと思います。

ここでは、オフィス移転で期待できる効果について詳しく解説していきます。

業務に合ったオフィス環境にできる

オフィス移転を機に、業務に合った作業効率の高いオフィス環境を実現することができます。

移転を機に、オフィスのレイアウトを一から考え直してみましょう。

例えば、作業に集中できるスペースを通常の執務スペースとは別で作るのもおすすめです。作業に集中するための静かな環境をつくるために、防音材を用いた個室を設けると効果的でしょう。また、オフィス内に「サイレントゾーン」を設け、通話や会議が禁止されたエリアを作るアイディアもあります。

また、コミュニケーションの活発化を重視し、会話をしやすいディスクレイアウトを取り入れることもできます。ドリンクコーナーにラウンジエリアを設けたり、屋上にカフェスペースがあれば、休憩中に会話の弾む効果を期待できます。

雑談からビジネスアイディアが生まれることもあるため、コミュニケーションをとりやすいオフィスにするのは、企業の成長のためには大切です。

特に、最近はリモートワークの活用が進んだ一方で、社員間の繋がりが弱まり、ちょっとした相談や雑談からのアイディア創発にお困りだというお話も耳にすることが増えました。

会社の成長に合わせて働き方も変わっていくので、自社にあったオフィス環境を考えるのに良いタイミングといえるでしょう。

企業ブランドイメージを表現したオフィス環境にできる

オフィス移転を機に、企業のブランドイメージにあったオフィスを実現するチャンスです。移転に伴い、オフィスのイメージを向上することができます。

洗練されたオフィスに入居している企業は、オフィスのイメージと同じ印象を持たれることが多いです。また、オフィスで働く人のインスピレーションを刺激する効果もあります。おしゃれで居心地のよいオフィスなら、社員のモチベーションアップにも役立ちます。

例えば、アート作品をオフィスやビル内に設置することで、クリエイティブな雰囲気を演出することができます。また、オフィスの移転を機に、デザイナー家具などこだわりの什器を使用することで、スタイリッシュで洗練されたイメージを体現できます。

特に、デザインやアート関連の企業なら、オフィスに取材が入る可能性を考えて、イメージに合うオフィスに移転しておくと良いでしょう。

オフィス移転で理想のオフィスを構えた事例

オフィス移転を検討する企業様にとって、オフィスの移転は理想的なオフィスを構えるチャンスということを御紹介しました。

ここでは、オフィス移転で理想のオフィスを構えた2つの事例を御紹介していきます。

テナワン社の事例

オフィス移転を考え始めるきっかけとして、社員の増加ということを上げる企業は多いと思います。弊社(テナワン株式会社)も数度のオフィス移転を経験していますが、月並みな移転理由もあるものの、「もっと楽しいオフィスにしたい」という想いも抱いていました。

弊社は現在、テイショク西麻布にオフィスを構えています。移転とともに理想的なオフィスを構えることができました。

今のオフィスに移転する前から、「理想のオフィスをつくりたい」「楽しいオフィスにしたい」という気持ちを常々いだいていました。気持ちが先走ってしまい、イラストレーターに頼んで理想のビルを絵にしてしまったほどでした。

弊社の理想のオフィスとして第一にあげていた条件は、「ビル内のコミュニティがあること」です。世間話や仕事の話、毎朝の挨拶などのコミュニケーションがあるとビルに活気が生まれます。「ビル1棟を仕事仲間とシェアしたい」という想いを抱いていました。

オフィスの理想はいくらでも膨らませていいと思っています。弊社のオフィスの理想像を紹介していきますね。

ビルは古くても良く、場合によっては築50年を超えていてもヴィンテージ感があれば味があって良いですよね。

1階にはカフェがあり、軽い打ち合わせやランチに利用でき、夜には仕事終わりにビールが飲めると最高です。

中間階には、
・20名ほど収容できる会議室
・数名で打ち合わせのできる会議室
・壁は全てホワイトボード
・プロジェクターも使える

さらに上の階には、
・数名の会社が入居できる個室
・個人起業家やフリーランスで働く人のためのワーキングスペース

芸術家やクリエイターのいるフロアがあるのも良いですよね。他にも、

・居心地の良い緑化された屋上
・入居者が描いたアートが飾られたエントランス
・ビル全体に心地良い音楽が流れる
・Free Wi-Fiでビル内どこにいても仕事ができる

このような理想のオフィスビルを妄想していました。全ての理想が叶ったわけではありませんが、オフィスの移転により、弊社の描いていた理想は大方叶えられたかなと思います。

このように、オフィス移転はオフィスの理想を叶えるチャンスです。どんなオフィスにしたいか妄想を膨らませ、弊社のように絵に描いてみてはいかがでしょうか。

市ヶ谷ロウプLowpの事例

弊社の手掛けた市ヶ谷のロウプ(Lowp)も理想のオフィスを追求した事例として御紹介します。

ロウプ(Lowp)さんは、自社オフィスを移転するにあたり、1棟ビルを改修して「こんな場所が欲しい」という、まさに理想のオフィスを作り上げました。

移転先のビルの御紹介をすると、5階が自社オフィスで、2~4階はシェアオフィス、1階にはシェアキッチン、そして地下1階にはシェアガレージ(工房)が入っています。

ロウプ(Lowp)さんは、「自分たちの理想の場所を作りたいと思ってやっていたら規模が大きくなって、他の人にも使ってほしいと思うようになった」とおっしゃっていました。

これまでのオフィスは、どのオフィスも似たようなデザインで、個性がなく、どの企業にも適応しやすいスタンダードな空間となっていることが一般的だったと思います。

ですが、「自分たちの理想のオフィスを叶えたい」という要望を持つ企業は徐々に増えてきています。そして、「理想のオフィスがなければ自分たちで作ろう」と、積極的に考える企業も増えてきたと実感しています。

オフィスの移転を考えることをきっかけに、自分たちの理想のオフィスを描いてみましょう。既存の物件を探しても理想的なオフィスが見つからなければ、それが例え小さなスペースでも自分たちで理想のオフィスを作るチャンスです。

「こんな理想的なオフィスにしたい」というご要望があれば、弊社にご相談ください。ご要望を叶えるための物件探しのお手伝いをいたします。また、理想のオフィスを実現するための御相談があれば、気軽にお問い合わせいただければと思います。

オフィス移転による空室を埋めやすくするヒント

これまでテナントとなる企業様に向けてのお話でしたが、ここからは物件オーナー様向けのお話となります。

オフィス移転によるテナントの退去は、多くのビルオーナー様にとって頭の痛い問題ですよね。空室になるのは嫌なものですが、オフィス移転にともなう空室は、物件の価値を高めるチャンスでもあります。

オフィス移転のために物件が空室になってしまったときは、内装のグレードアップを計画してみるのも1案です。大きく変えようとするとお金が際限なくかかってしまいますが、ポイントを絞ってみるだけでもテナントさんが使いやすい環境に変えることができます。

また、弊社では、入居テナント自身に内装工事の一部を任せてみたことが結果的に空室対策となったことがあります。

こうした「ポイントを絞った内装の見直し」や「テナントさん自身に内装工事を任せてみた」といった事例をもとに、空室を埋めていく施策の考え方を御紹介したいと思います。

もう少しウェットだけど重要なこととしては、「日頃からのテナントさんとの良好なコミュニケーション」があげられます。双方の信頼関係は、オフィスの移転にともなう退去があっても、テナントさんから次の入居者を紹介してもらえることもあります。

最近は、SNSも普及しており、ベンチャー企業はベンチャー企業と繋がっており、「退去するけど居抜きでどうですか?」といった物件紹介を私も年に数件は見かけます。(体感値ではありますが、前の入居テナントさんが良い会社だと繋がっている企業さんも頑張っている会社さんであることが多いように感じます)

ここでは、オフィス移転があっても空室を埋めやすくする3つのヒントについて、詳しくご紹介していきます。

オフィス移転の退去後は内装をグレードアップするチャンス

オフィス移転の退去で空室になってしまったことに悲しんでいても仕方ありません。退去をチャンスと捉え、前向きに次の手を打つ事を考えましょう。

次の入居をスムーズに決めるためにも、内覧のときに入居希望者の印象に残るビルであることが大切です。

そのため、オフィスの内装を少しでもグレードアップして、内覧のときに目を引く印象に残る物件に変えていくことは大切です。ポイントは多くの費用をかけなくても、がらりと印象を変えることもできるということです。

内装のグレードアップ!といって大きなお金を毎回かけていたらキリがありません。

商売の基本かもしれませんが、「お金は出さずに知恵を出す」ことはココでも大切になります。

内装を低予算で効果的に変えるには、カラーデザインや照明が全体の雰囲気をよくするのに大切になります。他にも、お金をかけずにできる、ポイントをしぼった効果的な内装改修の方法はいくつかあります。予算に合わせて物件の内装をグレードアップして、空室を埋める対策をしていきましょう。

移転時に内装工事をテナントに任せて人気物件に

「セルフリノベーションOK」「原状回復なし」という条件をつけて貸し出すことも空室対策で有効になります。こうした物件は一部の企業さんにとっては、とっても魅力的にうつります。

セルフリノベーションとは、ご存じかと思いますが、入居者が自ら内装工事をすることです。

最近は「自分で個性のある内装にしたい!」という人が増えてきている印象です。特に、アーティストや建築事務所などのクリエイティブな職種の人には、この「好みの内装にアレンジしたい」という傾向が強いです。

クリエイティブな仕事をしていると、一般的なオフィスは職種的に合わないですし、企業ブランディングのために、個性的でおしゃれなオフィスを構えたいという要望があります。

弊社でお取り扱いした物件では、「セルフリノベーションOK」「原状回復なし」という条件にさらに追加して「セルフリノベーション費用の一部をオーナーからお支払いします」という謳い文句で大好評だった事例があります。

この物件は築50年の古びたビルでした。ですが、新しい入居者のセルフリノベーションで見違えるほど素敵な内装に変わりました。

入居テナントによりオシャレで素敵な内装に様変わりしているため、将来テナントが退去しても、そのままの内装で次のテナントを見つけやすいでしょう。

また、オフィスはテナント好みの内装となるため、テナントの入居満足度は高まります。セルフリノベーションにより、テナントがオフィスに愛着を抱くようになるでしょう。その結果、オフィスへの入居期間が長くなり、空室になりにくい効果が期待できます。

次の入居者を退去テナント自身にみつけてもらえる方法

テナントの退去が決まったら、すぐに再募集をかけてなるべく空室期間を少なくしたいと考えるのが普通ですよね。

弊社の場合、テナントの再募集をしなくても、次の入居者を紹介してもらえることが多くあります。

先日も、オフィス移転に伴い退去が決まったテナントさんから、「ウチが出てったあとに入りたいって知り合いの会社が言ってんですけど大丈夫ですか?」と次の入居者の紹介をしていただきました

退去するテナントさんから次の入居者をご紹介いただくのは本当にありがたいことです。

このように空室になるタイミングで次の入居者を御紹介いただけるのは、テナントさんとのコミュニケーションを常日頃から大切にしているからだと思います。

業界には「テナントとは仲良くなるな」という常識がありますが、弊社の考えは異なります。日常的にコミュニケーションをとることで、ビルの不具合やビルへの不満など、管理に重要な情報を得ることも数多くあります。

でも「どうやってテナントとコミュニケーションをとるの?」という物件オーナー様も多くいらっしゃるのではないでしょうか。

弊社の取り扱う物件では、入居テナント同士のイベントを折に触れて開催しています。定期的なビルのイベントとして、共有スペースでビアパーティーをやることもあります。

イベントを通じて、テナントさんと気軽に話をすることも増え、ビルに関係ない相談を受けることもありますし、移転先の御相談を受けることもあります。

ある時のイベントでは、オフィス移転で退去されるテナントさんが「このビルは楽しいし、知り合いがちょうど移転先を探してるので、知り合いに紹介してみようかなと思って」とおっしゃっていました。

このように、普段からテナントさんとのコミュニケーションを保つことは、空室対策につながります。オフィス移転の退去があっても、空室を埋めやすくできるため、テナントさんとのコミュニケーションを増やしてみてはいかがでしょうか。

オフィス移転に伴う空室対策はテナワン社にご相談ください

これまで、物件オーナー様に向けてオフィス移転によって空室ができても、空室を埋めるためのヒントをご紹介してきました。

「自分の物件の場合は、具体的に何をすればいい?」とお悩みの物件オーナー様は、空室対策の実績のある弊社にご相談ください。物件はそれぞれ築年数・立地・需要など多種多様なため、必要な空室対策は物件ごとに異なります。

ご相談だけでも結構です。気軽にお問い合わせいただければと思います。

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