Loading

MENU

    TOP > 新着情報 > ブログ > 共同オフィスのメリット・デメリット|快適なオフィス生活を実現するためのステップ

ブログ / / 77
PV

一覧を見る

共同オフィスのメリット・デメリット|快適なオフィス生活を実現するためのステップ

スタートアップやベンチャー企業など、これから事業成長を目指す新しい企業にとってオフィスをどこに構えるか、どのようなオフィスにするかは常に悩ましい問題だと思います。

「見栄えの良いオフィスにしたい」「快適な仕事環境も整えたい」という希望も大切で、一緒にオフィスを利用する共同オフィスを検討している人も多いのではないでしょうか。

結論から言うと、共同オフィスは「コスト削減」「見た目が良いオフィスの実現」「仕事の相談相手の確保」できるという理由から、これから事業成長を目指す企業に検討いただきたいオフィス形態です。

この記事では、共同オフィスを実際に契約して利用した体験や共同オフィスを運営する立場から、共同オフィスのメリット・デメリットを含めて、詳しく解説させていただきます。

そもそも「共同オフィス」と似た単語に「コワーキングスペース」「シェアオフィス」があります。本誌では詳しくは後述しますが、次の定義で各オフィス形態を御紹介しています。

    • 共同オフィス:本記事では、1つのオフィススペースを複数の企業で共有する形態として御紹介しています。所謂、同居や主たる借主から一部分を転貸して借りる場合が多いでしょう。
      同居:貸主と借主(親)が契約+同居覚書等
      転貸:貸主と借主(親)、借主(親)と借主(小)が契約

 

    • コワーキングスペース:仕事目的で利用できる作業スペースのことです。主に固定席のないフリーシート制で月額やスポット料金を払い、その時に空いているスペースで作業します。図書館のようなオープンスペースになっているのが特徴です。

 

  • シェアオフィス:1つのオフィス施設を複数の企業や個人がシェアして使うオフィスです。ひとつの大きな空間を異なる複数の企業やビジネスオーナーがレンタル契約し、それぞれが別々に働くイメージです。事業に必要なデエスク・チェアなどが備わっているサービス付きのオフィスで、「レンタルオフィス」とも呼ばれ、個室契約をすることが多いです。

本記事で御紹介している共同オフィスに興味がある方は、気軽に御相談ください。

共同オフィスとは

共同オフィスは、冒頭でお伝えしたように複数の企業が一つのオフィススペースを共有することで、単独でオフィスを契約するよりもコストをおさえるだけでなく、他企業とのコラボレーション等も同時に図るオフィスの利用形態です。

1社では高級なビルに入居することが難しい小規模企業やスタートアップでも、共有することで質の高いオフィス環境を手に入れ、一緒に利用する企業との情報交換や協業を図ることができます。

共同オフィスは特に都市部での御相談をいただくことが増えています。

不動産の新規賃料はコロナ禍から落ち着きつつあり、賃料を大きく下げてテナントを誘致するケースは減少しています。

<画像出典:新規成約賃料インデックス|ザイマックス総研の研究調査>

 

共同オフィスでは賃貸料を共有することでコストの抑制が期待できる点は大きなメリットと言えるでしょう。また、企業間のコラボレーションや情報交換の場としても機能し、新たなビジネスチャンスを生み出す場としても注目されています。

次に、冒頭でお伝えした共同オフィスと類似したオフィス形態の「コワーキングスペース」「シェアオフィス」について、目的や利用用途の違いをご説明します。

共同オフィス(同居・転貸)とコワーキングスペース・シェアオフィスの違い

ノマドワーカーや小規模ベンチャーにとって、オフィスでなくてもカフェ等の小スペースで仕事ができ、最近ではスターバックスやブルーボトル等で作業されている方を見かけることも増えました。

しかし、仕事がある程度軌道に乗ってくると、さすがに一日ずっとカフェで仕事というわけにもいかなくなってきます。

業種によっては資料が多かったり、ノートPCではなくデスクトップでないと仕事にならなかったり、ということもあります。また、来客型のビジネスなら、カフェで来客を迎えるには限界があります。

とはいえ、自分だけのオフィスを構えようと思っても、敷金・固定費等のまとまったコストがかかります。スタートアップや小規模ベンチャーで、手元資金を敷金で寝かせてしまうのは辛い、という企業も多いと思います。

これらの「カフェ以上、オフィス未満」のニーズを取り込んだのが、コワーキングスペースやシェアオフィスです。

まずは共同オフィスとコワーキングスペース、シェアオフィスの違いについて御紹介します。

まず、コワーキングスペースは、固定席のないフリーシート制の場所が多いですが、カフェよりも作業メインなので、当然ですが雑談目的で入ったり、ペットを同伴したりという方は少なく、作業に集中できる環境になっています。

ドロップイン(一次利用)なら、自宅やカフェでの仕事も織り交ぜて柔軟な働き方を叶えられますし、低コストでの利用も可能です。

ただ、コワーキングスペースだと基本的に座席がフリーアドレスで、毎回違う席に座ることになり、落ち着けなかったり、資料も置いておけない等のストレスを感じる方も多いのではないでしょうか。もちろん、当日の空室状況によっては利用できないリスクもあります。

そこで、オフィス機能が更に充実しているのがシェアオフィスです。シェアオフィスは一般的に、住所登記可・受付スタッフの常駐・専用個室オフィスの利用・郵便物受け取りサービスなどを備えています。

スタートアップ企業なら、運転資金の関係で内装にお金かけたり、いい什器を買うといったことも難しい場合が多いので、それらが揃ってて明日からすぐ仕事できる為、シェアオフィスの利用が向いているでしょう。

最後に、共同オフィス(同居・転貸)は、仲間とオフィスを一緒に借りる形態です。

弊社のような不動産ビジネスを開業するには事務所を構えることが必須条件です。他にも有料職業紹介事業社等、免許や業態といった事情で事務所を構える必要がある方は、共同オフィスから考えてみるのも良いかもしれません。

さらに、共同オフィス(同居・転貸)はコワーキングスペースやシェアオフィスと異なり、不特定多数の出入りがないため、セキュリティやプライバシーの面で安心といえます。

共同オフィス(同居・転貸)のメリット

私自身も弊社(テナワン社)の創業当時は、共同オフィス(同居・転貸)に入居していた経験があります。ここでは、実体験からわかる、共同オフィス(同居・転貸)のメリットについてお話していきたいと思います。

わがままな望みが叶えられる

共同オフィスのメリットは、「敷金・固定費は極力抑えたい」「でも見栄は良くしたい。場所も内装も」「仕事の相談をできる相手がほしい」という一見わがまま三昧な望みが叶えられることです。

私達が共同オフィスとして入居していた時は、SOHOがOKの高級マンションで、打合せスペースもちゃんとあり、随分助かりました。また、元々入居されていた方が身近にいて、相談できたというのも大きかったです。

また、手元資金を敷金で寝かせてしまうのはもっとイヤだったので、もし独立した場所を借りるとしても敷金6か月とか言われるとツラかったと思います。

また、たとえ共同オフィスでも、自分のオフィスを構えられたのは喜ばしいことでした。固定のオフィスで席が決まっているのは安心するものです。不特定多数の人が出入りするわけではないため、セキュリティの面でも安心です。資料を置いておくこともできます。

決まったオフィスは便利

共同オフィスのメリットは「やっぱり便利」だということです。

当たり前だろ?と思うかもしれませんが、それでも便利なんですよ。

小企業でも作戦会議のための場所はやっぱり必要です。いちいち「今日どこに行こっかな」とか考えることすら面倒な日もあるでしょう。そのため「決まったオフィス」があることは、それはそれで便利です。

会話からビジネスが生まれる

共同オフィスは人間関係を構築する場所です。実際に顔を合わせることで、お互いの意向を知り、信頼関係を築くことができます。

各々が別の場所で仕事をしている場合、何往復もメールのやり取りをしないとわからないことが、同じオフィスにいれば10秒で解決することもあります。

また、ビジネスアイディアは突発的な会話から生まれることもあります。休憩として立ち寄ったカフェコーナーでの雑談で、イノベーションにつながるアイディアが偶然生まれるかもしれません。

さらに、親密な取引先があるならば、テナントとして入居したオフィスから取引先に出向くよりも、取引先と共同オフィスへ入居したら仕事の効率はもっと上がるでしょう。

共同オフィスのデメリット

共同オフィスのデメリットは、物件の探し方にコツがあることです。

弊社のノウハウの一部とはなりますが、共同オフィスとして物件を探すコツについて次のところでお話していきます。

共同オフィスの物件の探し方

共同でオフィスを利用することを検討されている企業様は、一般的な仲介会社に相談するよりは、共同オフィスの紹介実績などがある企業や紹介に前向きな企業に相談することが大切です。

実際のところ、共同入居を嫌がる貸主が多いことも事実です。物件を共同オフィスとして貸したことのないオーナーとしては、通常と異なる契約を結ぶのは不安ですし、何かしらのトラブルがあるのでは?と懸念するからです。

一般的な仲介会社としても、共同オフィスという面倒な話を貸主に話すのもイヤなので、いい顔をしないというワケです。というわけで、無邪気に「知り合いと一緒に借りたいんですけどー」と物件の仲介会社に問い合わせを入れても、なかなかいい顔をされないということもあるでしょう。

紹介実績がある仲介会社であれば、オーナーさんの意向や過去の実績等をふまえて、希望にあった物件を探してくれる可能性が高くなります。まずはHP等を見て実績や得意分野を確認するところから始めるのが良いでしょう。

物件に問い合わせをいれるときの注意点

物件に問い合わせを入れるときには、「借りるにあたって同居したいんですが、いいですか?」と聞いてみることは、まずやってみるとよいでしょう。

こういう言い方だと「この人はある程度分かってる人だな」と思ってもらえるので、全く相手にされないという事態を避けられる可能性が高くなります。

同居というのは、どちらかが契約上の親になって(基本的には問い合わせをする人)、知り合いを同居人として部屋を使う権利を認めてもらう契約方式のことで、共同名義で借りたり、親が子に転貸したりするよりはハードルが低いとされています(詳しくは契約上のポイントのところで解説します)。

また、合わせて同居させたい理由を簡潔に説明する必要があります。

貸主は実は貸し出すにあたっては慎重になるものです。できることならこれまでと違うこと、一般論から外れることはせずに長期間貸し出したいという思いがあるのも相手の立場に立てば、理解できるのではないでしょうか?

その為、「同居OKか?」とだけ聞かれても、「よくわからなくてリスクがありそうだから」と聞く耳を持たない貸主も多くいます。

でも、一方で貸主は早く空室を埋めたいとも思っています。

そのため、問い合わせの時点で納得できる理由をきちんと説明すれば、貸主は話を聞いてくれる可能性を高くできるはずなのです。

この最初の問い合わせの段階では、たいてい電話やWEBでの問い合わせになります。まだ対面していないので、相手に本気度が伝わりにくいかもしれません。

また、オフィスシェアがOKな物件は少ないため、「契約してナンボ」の仲介業者にとっては面倒な問い合わせだと思われてしまうことがあるのも正直なところです。

そのため、問い合わせの時に同居したい理由を簡潔にきちんと伝え、内見へと繋げることが大切になります。

共同オフィスの内見の目的

実際にいくつかの物件に足を運んで内見してみましょう。
部屋の様子や周辺の雰囲気がわかることはもちろんですが、共同オフィスを狙う場合の内見にはもう一つ大事な目的があります。

それは、「仲介会社の担当と仲良くなってオフィスシェアOKな物件を探してもらうこと」です。

一般的なオフィス物件探しだと、物件検索サイトでよさそうな物件を選んで内見の申し込みをして、内見した中から気に入った物件を選ぶ、という流れになります。

共同オフィスを探す場合に同じことをしても、内見した物件がオフィスシェアを許可してもらえるかどうかわかりません。

とはいえ、問い合わせの段階で聞いてみても、仲介会社がメンドくさがったり(そんな会社はパスすればいいのですが)、仲介会社がうまく貸主に説明できずにNGになったりすることも少なくありません。

そのため、仲介会社の担当に協力してもらうことが重要になってきます。原則的にシェアNGな物件でも、仲介会社から「こんな同居理由がある人なので、共同オフィスとしての契約はどうでしょう?」と貸主を説得してもらうことで、共同入居OKになる物件も実は結構あります。

協力的な仲介会社を探すために、複数の検索サイトで物件をピックアップし、それぞれ違う仲介会社に内見申し込みをしてみるのもよいでしょう。

内見の目的は「仲介会社の担当と仲良くなってオフィスシェアOKな物件を探してもらうこと」です。

複数の仲介会社の担当者と仲良くなって、それぞれに物件を探してもらうと、AさんとBさんとCさんに同じ条件を伝えていても、違う物件を出してきてくれることがあります。

仲介会社としても契約までこぎつけたいので、希望物件がダメでもオフィスシェアOKな他の物件を自主的に探してくれることがあるんです。

また、当初は「いいなと思っていた条件」も様々な物件を見てみると「こういう物件もありだな」「こういう条件だといいんだな」というのがわかってきます。

更に、実際に内見を通じて仲介会社の担当者と実際に会って話をすることで、コチラの熱意が伝わり、貸主への説得力が高くなる効果も期待できます。

このように「内見から複数の物件の紹介をもらう」「物件を複数比較するなかで自分達にあったオフィスを見つけやすくなる」「熱意が伝わり貸主への説得力が増す」と色々とメリットがあります。

貸主を説得する方法

貸主が共同オフィスとしてシェアを認めるかどうかを判断するときに、大きなポイントがあります。

それは、「誰と、なぜシェアしたいのか?」です。

単に「オフィスのコストをセーブしたいから」という理由だけでは、残念ながらシェアはOKしてもらいにくいでしょう。

共同オフィスを許可される可能性が最も高いのは、借主になる会社と資本関係のある関連会社がシェアする場合です。

また、「協働することが多いから」という理由で「ITエンジニア同士」の入居も許可されやすいです。デザイン設計と構造設計の事務所同士の入居も納得してもらいやすいですね。

要は、一緒に入居する人同士の結びつきがとても強いことがポイントです。

シェアを始めた最初はよくても、どちらかの事情で片方が移転することになると、もう一方だけ残れずに結局解約する、ということは実はよく起こります。同居者との関係が希薄だと、移転・解約がいつ起こってもおかしくないと貸主も思うでしょう。

それに、次で詳しく解説しますが、共同オフィスでの貸主との契約では、入居者同士がそれぞれに対して連帯責任を負わされることが一般的ですので、お互い覚悟をもって付き合える相手とじゃないと共同オフィスは認めてもらえませんし、トラブルになる可能性も高いのでオススメもできません。

それと、あまりにもたくさんの会社でシェアするのは嫌われます。実際に誰が使っているのか書面上でも管理しやすい2社か多くても3社程度が限度だと思います。

共同オフィスの契約上のポイント

これまでわかりやすく「共同オフィス」「オフィスシェア」と言ってきましたが、実は契約上ではそんな言葉は出てきません。

一言でシェアと言ってもいろんな契約上の形態がありますが、一般的なものとしては「同居」もしくは「転貸」になります。

「同居」「転貸」の他に「共同名義で借りる」という方法もありますが、パートナー弁護士同士などのケース以外はあまり認められないと思うので省略します。

この契約形態の違いは、借りる側からするとどれでもいいように思うかもしれません。ですが、貸主や仲介会社にとっては大きな違いですので、借りる側も理解しておくと契約がスムーズにすすむでしょう。

それでは、契約における「同居」と「転貸」について詳しく解説していきます。

契約における「同居」とは

同居とは「物件の借主のところに誰かが一緒に入ってもいいですよ」という契約形態です。通常は賃貸借契約の特記事項や、契約書とは別途の覚書でそのことが記載されます。

同居の場合、どちらかが親(借主)になり、もう片方が子(同居人)になるわけですが、貸主に対して親が子のことも含めて責任を持つことは当然として、子も親に何か(滞納など)あった場合は連帯して責任を取らされることが一般的です。

また、貸主と親の契約が終了した場合は子も「自動的に」出ていくことを約束させられます。子が悪くなくても親のせいで追い出されることがあります。

共同オフィスの場合、この同居特約を結ぶことが多いように思います。一般的に転貸よりも子の権利が強くないので契約上も簡単な書式で済ませられます。

契約における「転貸」とは

次に転貸ですが、これは親(借主)が借りた物件を、子(転借人)に対して又貸しする契約形態です。同居と違うのは、親から見て子は借主になり、親子間にも賃貸借(転貸借)契約が発生する点です。

この「転貸」の場合も「親の契約が終了したら子も転借人の権利がなくなる」と規定するのが一般的なので、実は借りる側からすればどちらでも効果は同じようなものです。

ですが、ユルい契約だと借主に悪用される恐れがあるため転貸に悪いイメージを持つ貸主も多く、同居よりハードルが高いと言えます。

ちなみに、普通の賃貸借契約では転貸禁止になっています。そのため、もし勝手に転貸すると重大な契約違反になって契約解除され、損害賠償の対象にもなりかねないのでご注意ください。

共同オフィスの成功は同居者との取り決めが重要


良い物件がようやく見つかって、オフィスシェアのOKももらえたら、あとは引っ越しの準備でワクワク、、、とする前にやっておくことがあります。

それは、同居する者同士の取り決めです。

「そういうのはおいおい決めていけばいいんじゃ?」と思うかもしれませんが、そういうわけにもいかないんですよ。ここは実際に共同オフィスを利用していた私の経験もふまえて御紹介できればと思います。

仕事の場所とはいっても一緒に生活するわけなので、細かいことも含めて最初に話し合って決めておくことを強くオススメします。

そして、取り決めたことは必ず書面にして残しておきましょう。

共同オフィスの取り決め①お金のルール

決めておくこととしては、まずお金のこと。賃料や敷金の負担割合をどうするか?いつどんな形で払うのかなどきちんと決めておきましょう。

移転に必要な費用、内装工事や家具などの費用の負担割合も引越までに話し合う必要があります。また、将来退去するときに、例えば冷蔵庫やソファなどの共用備品をどっちのものにするのか、なども事前に決めておくと不要な揉めごとを避けられます。

共同オフィスの取り決め②退去時のルール

入居の時はあまり意識しませんが、いつかは退去するときが来ます。

どちらかのビジネスがうまくいって人が増えたり、ひょっとするとうまくいかなくてやめることになったりして、片方だけが移転に迫られる事態もあり得ます。自分のビジネスが拡大して、「悪いけど出てってくれないか?」ということだってあります。こういう事態も想定して、撤退の時のルールも決めておくことが大事です。

想定できるルールとしては、「子(同居人)が出ていくときは3か月前には言ってね」とか、親(借主)が支払うことになる退去時の原状回復の費用を想定し、先に退去する子(同居人)の負担はどのくらいにするか、などです。

逆に、親が移転しても子が残りたいケースもあると思います。この場合は、貸主に借主の名義を親から子に承継することを認めてもらう必要があります。ですが、これはその時に貸主に相談してみないと承諾されるかどうかわかりません。借主名義を子に承継できない場合は親子ともども退去するしかないわけですが、そのことについても予め確認し、認識を合わせておいた方がいいです。

共同オフィス体験談

私は独立したてのころ、業界の先輩と共同オフィスとして入居した経験があります。港区虎ノ門にあり、目の前には東京タワーがあるラグジュアリーなオフィスでした。先輩との共同オフィス生活は、低コストでかっこいいオフィス入居を叶え、さらに仕事の相談もできるというありがたい環境でした。

貸主に同居を認めてもらう話は、先輩のおかげでスムーズにすすみました。共通の知り合いが多かったため、来客の対応にもストレスはありませんでした。エントランスには受付がいて、BBQのできる屋上もあり、とても快適なオフィスでした。

掃除やゴミ出しは曜日による当番制にしました。コーヒーやトイレットペーパー、コピー用紙などの消耗品の補充についてのルールは決めておらず、同居させてもらっている手前、自分が積極的に購入しつつも、内心不満に思っていました。ですが、季節の飾りつけや気の利いたお菓子・コーヒーを先輩から差し入れてもらうこともあり、先輩から気の利かないやつと思われていたかもしれません。製品サンプルなどの、仕事で使う物品の片づけ場所の決め事も大切です。カギの管理・施錠・消灯ルールなど、細かいことでも気づいたことは早めの話し合いをして解決できると、快適な共同オフィスライフにつながります。

宅建業者登録をしようとしたときに「宅建業者は独立したオフィスが必要」と法律で決まっていることを知って焦ったことがありました。役所に相談した結果、先輩にも手伝ってもらって簡易的な間仕切りを設置したのは良い思い出です。

また、共同で取り組んだ仕事の案件について、最終的に分配について意見が異なり、少し気まずい思いをしたこともありました。

独立初期の不安定な時期の共同オフィス生活は、ありがたく貴重な経験であり、心温まる思い出として今でも残っています。

共同オフィスのことならテナワン社にご相談ください

弊社では、共同オフィスを構えたい人を支援していきたいと考えています。

これまで説明してきたように、共同オフィスに抵抗のあるオーナーもいますが、きちんと貸主に説明し契約上の手当てをしていきたいと思っています。

というのも、やはり自分での共同オフィスへの入居経験があるからですね。

「共同オフィスに興味がある」「こんな共同オフィス生活を送りたい」などのご要望があれば、ぜひとも気軽にご相談ください。

タグ